La organización de eventos sociales suele desarrollarse por parte de profesionales y conocedores del sector.
Sin embargo producir tu propio evento social de cualquier tipología también es posible con mucha organización. ¿Tienes algún evento en puerta y quieres vivir todo el proceso? ¡ Organiza tu evento !
Aquí te dejo 7 aspectos básicos para organizarlo:

1: Fecha de tu evento :

Fecha de eventos

Establece en un calendario que mes del año sera tu evento, para este primer paso debes tener en cuenta la naturaleza del evento, es decir si sera una boda, una reunión familiar, fiesta infantil etc.
Decídete por una fecha en donde tengas un rango de al menos 3 meses de planificación, esto ayudara bastante en las  reservación  de lugares y servicios.( En caso de ser una boda, o un evento muy grande necesitaras de 9-10 meses de anticipación)

Ten en cuenta las cualidades climáticas de cada mes y selecciona el que cubra las necesidades de tu evento.

Recuerda que en los eventos también sube la demanda por temporada, asegúrate de elegir  un mes a principios de año si tu evento es muy apresurado, en cambio si cuentas con varios meses de anticipación podrás elegir una fecha para el verano o el invierno.

2:Lugar:

La selección del lugar viene justo después de elegir el mes del evento,  la fecha exacta depende de la disponibilidad del lugar, si tu fecha esta disponible reserva cuanto antes. El día de la semana con mucha mas demanda es el Sábado seguido del viernes.

La popularidad del sitio va de la mano con el tiempo de planificación para un evento y la selección de mes, cuanto mas tiempo tengas mas probable sera llevar acabo tu evento en la fecha exacta.

Considera que el tipo de instalaciones coincida con el mes que seleccionaste, ejemplo:
“Sayra eligió el mes de Agosto para su evento, por lo tanto las instalaciones deberán estar techadas”
“Brenda eligió el mes de Diciembre para su evento, por lo tanto las instalaciones deberán ser cerradas”

Observa todos los aspectos superficiales del lugar, ten en cuenta :

  • Que el tipo de piso sea seguro para la temporada
  • Si es necesaria la comunicación techada entre el salón y los sanitarios
  • La orientación del sol a la hora de tu evento
  • Espacios de estacionamiento
  • Área de cocina aislada

Una vez palomeados todos estos aspectos podemos  pasar al tercer paso esencial:

 

3:Convocatoria:

¿De que manera enteraras a tus invitados de tu evento? La manera tradicional de hacerlo es con una invitación física  que contiene los siguientes datos:

  • Anfitrión
  • Tipo de evento
  •  Destinatario
  • Mensaje de invitacion
  • Fecha
  • Lugar
  • Hora

Sin embargo una de las maneras mas modernas, factibles, rápidas y económicas de hacerlo es un invitación virtual, basta con crear tu diseño digital y crear una lista de invitados. Todos recibirán el mismo correo con el mismo mensaje de invitación y el mismo archivo

4:Imagen:

La decoración del lugar es un tema tan extenso que podría dedicar un post entero a hablar de eso,
Hay que definir en primera instancia que tipo de evento tenemos y que seriedad merece, a partir de esta decisión puedes empezar a jugar con gamas de colores.
Te recomiendo la combinación: “60,30,10”

 

 

Esta combinación de colores significa que habrá un color predominante , un color neutro intermedio  que se usara en 30 % del color y un color de acento llamativo que refleje el 10% del lugar

Aspectos a tener en cuenta en la decoración:

  • Armonía de color
  • Armonía de texturas desde el piso hasta el techo
  • Puntos focales
  • Remates visuales
  • Iluminación
  • Armonía de elementos decorativos
  • Floristeria
  • Elementos decorativos conceptuales
  • Zonificación de actividades
  • Ergonómica de espacios
    (Proximo post 02/02/18 dedicado a esta seccion)

 

5: Programa:

Realiza un cronograma con  todos los horarios y actividades que organizaste para tu evento, crea una copia de seguridad y mantenla en digital de esta manera tu evento quedara bien organizado y sabrás en que tiempos entra la siguiente actividad un ejemplo seria:

REUNIÓN FAMILIAR:

2:00 Recepción de invitados

2:30 Snack

3:00 Alimentos

3:30: Música de baile

4:45: Pastel

5:00: Música de baile

6:30: Seción fotográfica

7:30 Agradecimientos y despedida

8:00 Limpieza del lugar

Con estos 5 consejos básicos podrás organizar tus eventos, economizando y disfrutando del proceso
Quédate pendiente de los siguientes post con mas tips  e información.

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